Loi du 16 mai 2023 portant transposition de la Directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union (art. 20)

 

 

PROTECTION DES LANCEURS D’ALERTE

Ombudsman fir Kanner a Jugendlecher Mënscherechtshaus – Maison des Droits Humains 65, route d’Arlon L-1140 Luxembourg Tél. : (+352) 283 73645 Email : whistleblowing@okaju.lu

Au Luxembourg, la protection des lanceurs d’alerte est régie par la loi du 16 mai 2023 portant transposition de la Directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union (la « Loi »).

En tant qu’autorité compétente, l’Ombudsman fir Kanner a Jugendlecher (OKAJU) est habilité à recueillir des signalements concernant les violations de la Convention internationale relative aux droits de l’enfant (CIDE), adoptée en 1989 par l’Assemblée générale des Nations Unies et ratifiée par le Luxembourg en 1993.

Chacun peut s’adresser à l’Office des signalements pour obtenir des informations générales sur l’autorité compétente selon le type de signalement visé.

1. Qui peut être protégé par la Loi ?
2. Qu’est-ce qui peut être signalé à l’OKAJU en vertu de la Loi ?
3. Quelles sont les conditions pour être protégé par la Loi ?
4. Canaux de signalement interne
5. Comment signaler une violation à l’OKAJU ?
6. En quoi consiste la protection contre les représailles ?
7. Confidentialité
8. Traitement de données à caractère personnel
9. Coordonnées de l’Office des signalements

 

 

1. Qui peut être protégé par la Loi ?

La Loi protège les lanceurs d’alerte travaillant dans le secteur privé ou public qui ont obtenu des informations sur des violations dans un contexte professionnel (relation de travail actuelle, passée ou future), y compris :

• Les travailleurs (y compris les fonctionnaires et employés de l’Etat),
• Les travailleurs indépendants,
• Les actionnaires et les membres de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance d’une entreprise, y compris les membres non exécutifs ainsi que les bénévoles et les stagiaires rémunérés ou non,
• Toute personne travaillant sous la supervision et la direction de contractants, de sous-traitants et de fournisseurs.

Elle protège également :

• Les facilitateurs (personne physique qui aide un lanceur d’alerte de façon confidentielle),
• Les collègues ou proches du lanceur d’alerte qui risquent de faire l’objet de représailles,
• Les entités juridiques appartenant au lanceur d’alerte pour lesquelles il travaille, ou avec lesquelles il a des liens professionnels,
• Les personnes qui ont signalé ou divulgué des informations sur des violations de manière anonyme, mais qui sont identifiées par la suite et font l’objet de représailles, les personnes qui signalent des violations auprès des institutions, organes ou organismes de l’Union européenne compétents.

2. Qu’est-ce qui peut être signalé à l’OKAJU en vertu de la Loi ?

En tant que lanceur d’alerte, vous pouvez signaler toute violation de la CIDE, c’est-à-dire des actes ou omissions qui sont illicites ou qui vont à l’encontre de l’objet ou de la finalité des dispositions de la CIDE.

Vous pouvez communiquer toute information, y compris des soupçons raisonnables, concernant :

• Des violations qui se sont produites ou sont très susceptibles de se produire,
• Des tentatives de dissimulation de ces violations.

Ces violations doivent s’être produites ou être susceptibles de se produire dans l’organisation dans laquelle vous travaillez ou avez travaillé, ou dans une autre organisation avec laquelle vous êtes ou avez été en contact dans le cadre de votre travail.

3. Quelles sont les conditions pour être protégé par la Loi ?

Pour être protégé(e) contre toute forme de représailles, vous devez :

(1) Avoir eu des motifs raisonnables de croire que les informations signalées étaient véridiques au moment du signalement et qu’elles relèvent du champ d’application de la Loi ; et

(2) Avoir effectué un signalement soit interne (via les canaux de signalement internes de votre entreprise ou administration), soit externe (via les canaux de signalement d’une autorité compétente), soit public (à la suite d’un signalement externe sans résultat).

Vous bénéficiez également de la protection prévue par la Loi lorsque :

• Vous avez signalé ou divulgué des informations de manière anonyme, mais que vous êtes identifié(e) par la suite et faites l’objet de représailles,
• Vous signalez des violations auprès des institutions, organes ou organismes de l’Union européenne compétents.

4. Canaux de signalement interne

Chaque entité du secteur privé (à partir de 50 salariés) et du secteur public (sauf communes de moins de 10 000 habitants et entités de moins de 50 travailleurs) doit proposer des canaux et procédures de signalement interne et en assurer le suivi.

Vous êtes encouragé(e) à privilégier le signalement interne si celui-ci peut permettre de mettre un terme à la pratique dénoncée.

Néanmoins, vous ne pouvez pas être sanctionné(e) si vous estimez que le signalement interne risque de vous porter préjudice (représailles de l’employeur par exemple) et vous préférez nous signaler la violation directement plutôt qu’à votre employeur.

 

5. Comment signaler une violation à l’OKAJU ?

Recueil des signalements

Si vous souhaitez signaler des violations entrant dans le champ de compétence de l’OKAJU, vous pouvez effectuer un signalement externe auprès de celui-ci soit directement, soit après avoir effectué un signalement interne.

Vous pouvez vous adresser à l’OKAJU en français, luxembourgeois, allemand ou en anglais, en utilisant les moyens de contact indiqués ou en vous rendant sur place.

Lorsque l’OKAJU reçoit un signalement pour lequel il n’est pas compétent, il le transmet dans un délai raisonnable et de manière confidentielle et sécurisée à l’autorité nationale compétente, qui vous en informe.

Seuls les membres du personnel de l’OKAJU habilités ont accès aux informations relatives aux signalements. Ils sont tenus de respecter le secret professionnel conformément au serment qu’ils ont prêté lors de leur entrée en fonction.

En cas de signalement par d’autres canaux ou via d’autres membres du personnel de l’OKAJU, ces derniers sont également tenus de respecter le secret quant à votre identité ou celle de la personne concernée et transmettent le signalement au plus vite aux membres du personnel en charge du traitement.

Les signalements par téléphone ne sont pas enregistrés mais l’OKAJU peut rédiger un procès-verbal précis relatant les principaux éléments de la conversation que vous pourrez par la suite vérifier, rectifier et signer pour approbation.

Lorsque le signalement est effectué en personne, l’OKAJU veille, avec votre consentement, à conserver des comptes rendus complets et précis des conversations sous forme d’enregistrement ou de procès-verbal.

Suivi des signalements

L’OKAJU reçoit et assure le suivi des signalements tombant sous son champ de compétences. Il est susceptible de vous demander par écrit de clarifier les informations sur la violation signalée.

Il peut également demander par écrit à l’entité visée par le signalement la communication de tous les renseignements qu’il juge nécessaires, dans le strict respect de la confidentialité de votre identité.

L’OKAJU veille notamment à :

 Accuser réception de votre signalement dans un délai de 7 jours à compter de sa réception, sauf :

• Si vous faite une demande contraire expresse, ou
• Si l’OKAJU a des motifs raisonnables de croire qu’accuser réception du signalement compromettrait la protection de votre identité.

 Assurer un suivi diligent de votre signalement

 Vous fournir un retour d’informations endéans 3 mois, ou 6 mois dans des cas dûment justifiés

 Vous communiquer le résultat final des démarches auxquelles votre signalement a donné lieu, sous réserve des informations tombant dans le champ d’application d’une obligation légale de secret pénalement sanctionnée.

Décision et moyens d’action de l’OKAJU

Après avoir examiné votre signalement, l’OKAJU peut :

 Décider de clôturer la procédure 

• En cas de violation manifestement mineure (sans préjudice d’autres obligations ou d’autres procédures applicables visant à remédier à la violation signalée),
• En cas de signalements répétitifs qui ne contiennent aucune nouvelle information significative par rapport à un signalement antérieur dont la procédure est close.

L’OKAJU vous notifie alors sa décision et les motifs à son fondement.

 Communiquer votre signalement à l’Office des signalements

L’Office des signalements peut infliger des amendes administratives aux personnes physiques et morales qui ne respectent pas Loi :

• De 1 250 à 25 000 euros si elles exercent des mesures de représailles ou intentent des procédures abusives contre les lanceurs d’alerte,
• De 1.500 à 250.000 euros, notamment si elles entravent un signalement, refusent de remédier à une violation ou n’ont pas mis en place les canaux de signalement interne requis (l’amende peut être doublée en cas de récidive).

 

6. En quoi consiste la protection contre les représailles ?

Lorsque vous nous signalez une violation et tombez dans le champ d’application de la Loi, vous êtes protégé(e) contre toute forme de représailles en raison de votre signalement.

Absence de responsabilité du lanceur d’alerte

Lorsque vous répondez aux conditions de protection prévues par la Loi, vous n’enfreignez pas la loi quant à la divulgation d’informations et n’encourez aucune responsabilité concernant :

• Le signalement (interne et/ou externe) ou la divulgation publique pour autant que vous avez eu des raisons de croire que le signalement ou la divulgation publique était nécessaire pour révéler une violation du droit,
• En ce qui concerne l’obtention des informations qui sont signalées ou divulguées publiquement, ou l’accès à ces informations (sauf si cette obtention ou accès constitue une infraction pénale autonome) ;
• Du fait des signalements ou des divulgations publiques effectués, y compris dans les procédures judiciaires pour diffamation, violation du droit d’auteur, violation du secret, violation des règles en matière de protection des données ou divulgation de secrets d’affaires, ou pour des demandes d’indemnisation fondées sur le droit privé, le droit public ou le droit collectif du travail.

Vous pouvez alors invoquer ce signalement pour demander l’abandon de la procédure.

Interdiction des mesures de représailles

Toute forme de représailles, y compris les menaces et tentatives de représailles, sont interdites à l’égard des lanceurs d’alerte en raison du signalement qu’ils ont effectué.

Sont notamment interdites et nulles de plein droit :

• La suspension d’un contrat de travail, la mise à pied, le licenciement, le non-renouvellement ou la résiliation anticipée d’un contrat de travail à durée déterminée ou des mesures équivalentes ;
• La rétrogradation ou le refus de promotion ;
• Le transfert de fonctions, le changement de lieu de travail, la réduction de salaire, la modification des horaires de travail ;
• La suspension de la formation ;
• Les mesures disciplinaires imposées ou administrées, réprimande ou autre sanction, y compris une sanction financière ;
• La non-conversion d’un contrat de travail temporaire en un contrat permanent, lorsque le salarié pouvait légitimement espérer se voir offrir un emploi permanent ;
• L’évaluation de performance ou l’attestation de travail négative ;
• La résiliation anticipée ou l’annulation d’un contrat pour des biens ou des services ;
• L’annulation d’une licence ou d’un permis.

Sont également interdites :

• La coercition, l’intimidation, le harcèlement ou l’ostracisme ;
• La discrimination, le traitement désavantageux ou injuste ;
• Le préjudice, y compris les atteintes à la réputation de la personne, en particulier sur les réseaux sociaux, ou les pertes financières, y compris la perte d’activité et la perte de revenu ;
• La mise sur liste noire sur la base d’un accord formel ou informel à l’échelle sectorielle ou de la branche d’activité, pouvant impliquer que la personne ne trouvera pas d’emploi à l’avenir au niveau du secteur ou de la branche d’activité ;
• L’orientation vers un traitement psychiatrique ou médical.

Action contre les mesures de représailles

Lorsque vous subissez des mesures de représailles dans le cadre du signalement d’une violation, vous pouvez, dans les 15 jours qui suivent la notification de la mesure, demander à la juridiction compétente de constater la nullité de la mesure et d’en ordonner la cessation.

Si vous n’avez pas invoqué la nullité des mesures de représailles ou que vous en avez déjà obtenu la nullité, vous pouvez encore exercer une action en dommages et intérêts.

Les personnes qui exercent des mesures de représailles ou intentent des procédures abusives contre vous s’exposent à une amende de 1.250 à 25.000 euros.

Renversement de la charge de la preuve

Si vous subissez une mesure préjudiciable dans le cadre du signalement effectué, vous bénéficiez d’office de la présomption que cette mesure a été prise contre vous en représailles au signalement. Il appartient donc à la personne qui a pris la mesure d’établir les motifs de cette dernière.

 

7. Confidentialité

L’OKAJU s’engage à protéger votre identité dans les limites de la législation applicable. En d’autres termes, ni votre identité, ni celle de tierces personnes éventuellement impliquées, ne sera communiquée à l’entité visée par le signalement.

Votre identité et celle des tierces personnes ne sera divulguée que dans des circonstances où cela devient inévitable par la loi (par exemple en raison de l’obligation de l’OKAJU d’informer le procureur d’État si les faits sont susceptibles de constituer un crime ou un délit, ou dans le contexte d’une procédure pénale vis-à-vis de l’entité où le déclarant pourra, le cas échéant, être cité comme témoin).

8. Traitement de données à caractère personnel

En sa qualité d’autorité compétente, l’OKAJU est responsable du traitement de vos données personnelles et s’assure que tout traitement de données effectué en vertu de la Loi, y compris l’échange ou la transmission de données à caractère personnel par les autorités compétentes, est effectué conformément au règlement (UE) 2016/679 (ci-après, le « règlement général sur la protection des données » ou « RGPD »).

Pour plus d’informations, veuillez consulter la Notice d’informations relative à la gestion des signalements externes.

Pour toute question concernant les traitements de données à caractère personnel effectués par l’OKAJU, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données (DPO) par courrier à l’attention du DPO ou par e-mail à l’adresse dpo@okaju.lu.

9. Coordonnées de l’Office des signalements

Si vous envisagez d’effectuer un signalement ou souhaitez obtenir des informations générales sur l’autorité compétente selon le type de signalement visé, vous pouvez vous adresser à l’Office des signalements.

Office des signalements
13, rue Erasme, Centre administratif Werner
L-1468 Luxembourg
Tél.: (+352) 247-88564
E-mail : ods.info@mj.etat.lu

 

 

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