POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

Dernière mise à jour : 07/02/2024

En vertu du Règlement européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (le « RGPD »), la présente politique de confidentialité (la « Politique ») vise à vous informer de la manière dont nous recueillons et traitons vos informations personnelles.

Le responsable de traitement de vos données à caractère personnel est l’Ombudsman fir Kanner a Jugendlecher (« OKAJU »), dont les locaux sont situés au Mënscherechtshaus, 65, Route d’Arlon, L-1140 Luxembourg.

Délégué à la protection des données

Nous avons nommé un délégué à la protection des données (DPO), lequel peut être contacté par courriel à l’adresse dpo@okaju.lu ou par courrier postal à l’adresse suivante :

Ombudsman fir Kanner a Jugendlecher – OKAJU

À l’attention du DPO

Mënscherechtshaus
65, Route d’Arlon
L-1140 Luxembourg

Finalités, bases légales et durées de conservation

Traitement des demandes et des dossiers

Nous traitons les données personnelles que vous nous fournissez lorsque vous nous adressez une demande et afin de :

Traiter, assurer le suivi et répondre à votre demande
Assurer la gestion administrative de votre dossier
Réaliser des statistiques sur notre activité et la situation des droits de l’enfants
Le cas échéant, signaler les cas de non-respect des droits de l’enfant aux autorités compétentes

Lorsque nous utilisons vos données à ces fins, nous le faisons sur la base de l’exécution de la mission d’intérêt public (article 6.1, e) du RGPD) dont nous sommes investis ou de nos obligations légales, notamment de vous tenir informés des suites données à votre demande.

Les informations relatives à votre demande sont conservées jusqu’à ce que celle-ci soit clôturée et le dossier associé peut être conservé jusqu’aux 27 ans de l’enfant avec votre consentement.

Évènements et initiatives

Lorsque vous êtes intéressés et souhaitez participer aux divers évènements que nous organisons (entrevues officielles, dialogues interprofessionnels, initiatives à destination des jeunes, ateliers, séminaires…), nous collectons vos informations personnelles afin de :

Vous faire parvenir les invitations aux évènements
Gérer votre inscription et votre participation
Répondre à vos questions et vous transmettre des informations pratiques
Promouvoir nos évènements et initiatives sur divers médias

Dans le cadre des évènements organisés, le traitement de vos données personnelles repose sur nos intérêts légitimes (article 6.1, f) du RGPD), à savoir promouvoir les échanges concernant les droits de l’enfant et sensibiliser le public, ou sur votre consentement (article 6.1, a) du RGPD). Lorsque des photos sont prises et publiées sur divers médias, nous vous demandons préalablement votre consentement (article 6.1, a) du RGPD).

Les données relatives à l’organisation d’évènements sont conservées pendant 6 mois à compter de la fin de l’évènement et celles collectées dans le cadre des initiatives pour les jeunes sont conservées pendant 2 ans à compter de l’inscription. Quant aux photos, celles-ci sont conservées jusqu’au retrait de votre consentement ou jusqu’à ce que vous demandiez leur effacement.

Relations institutionnelles et professionnelles

Lorsque nous entretenons des relations institutionnelles avec vous ou que nous collaborons dans le cadre de divers évènements thématiques ou médiatiques, nous collectons vos données personnelles, essentiellement vos coordonnées professionnelles afin de :

Répertorier les coordonnées utiles dans le cadre de nos relations médias
Organiser des conférences de presse et autres évènements médiatiques
Gérer la participation d’intervenants externes
Organiser notre participation à certaines conférences internationales
Promouvoir nos activités sur divers médias

Dans le cadre de nos relations institutionnelles, le traitement de vos données personnelles repose sur nos intérêts légitimes (article 6.1, f) du RGPD), à savoir entretenir des relations avec des acteurs clefs dans le domaine des droits de l’enfant.

Lorsque des photos sont prises et publiées sur divers médias, nous vous demandons préalablement votre consentement (article 6.1, a) du RGPD).

Nous conservons vos coordonnées professionnelles aussi longtemps qu’elles seront nécessaire au maintien de nos relations, à moins que vous ne vous opposiez à ce traitement de données.

Relations avec les collaborateurs externes

Lorsque vous travaillez avec nous en tant que collaborateur externe, nous sommes susceptibles de conserver vos coordonnées et votre CV afin de vous recontacter en vue d’une future collaboration.

À l’issue de notre collaboration, nous vous demandons votre consentement (article 6.1, a) du RGPD) afin de conserver votre CV. Si vous êtes d’accord, celui-ci est alors conservé pendant 2 ans par notre équipe.

Recrutement

Nous traitons les données personnelles que vous nous fournissez lorsque vous candidatez à nos offres d’emploi, notamment en transmettant votre CV et votre lettre de motivation.

Lorsque vous candidatez à une offre d’emploi, nous traitons vos données à caractère personnel afin de :

Traiter et analyser votre candidature
Vous contacter et organiser un ou plusieurs entretien(s)
Soumettre votre candidature bureau de la Chambre des députés

Lorsque nous utilisons vos données à ces fins, nous le faisons sur la base de l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre initiative (article 6.1, b) du RGPD) et nous transmettons votre candidature après vous avoir demandé votre accord (article 6.1, a) du RGPD).

Les informations relatives à votre candidature sont conservées pendant la durée du processus de recrutement.

Gestion journalière et administrative

Lorsque vous contactez notre secrétariat ou entretenez des relations avec nous dans le cadre de prestations de services, nous traitons vos données personnelles afin de :

Réceptionner et gérer le courrier, les appels et les courriels
Gérer l’agenda et les rendez-vous
Assurer la gestion administrative des devis, commandes et factures

Lorsque nous traitons vos données à ces fins, le traitement est fondé sur nos intérêts légitimes (article 6.1, f) du RGPD), à savoir respecter nos obligations contractuelles envers les prestataires et fournisseurs et assurer le suivi des correspondances.

Vos informations sont en principe conservée pendant 10 ans à compter la fin de nos relations commerciales. Les données personnelles figurant dans les documents comptables sont conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable, en vertu d’une obligation légale de conservation.

Respect d’obligations légales, réglementaires et comptables

Nous traitons également vos informations personnelles afin de :

Respecter les obligations comptables applicables
Tenir la comptabilité de l’Office
Gérer et documenter les violations de données personnelles
Répondre et documenter les demandes d’exercice de droits RGPD

Lorsque nous traitons vos données à ces fins, le traitement est fondé sur le respect d’obligations légales auxquelles celui-ci est soumis (article 6.1, c) du RGPD).

Les données personnelles figurant dans les documents comptables sont conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable, en vertu d’une obligation légale de conservation. Les données traitées aux fins du respect des obligations en matière de protection des données sont conservées pendant 5 ans à compter la violation de données ou de la demande d’exercice de droits.

Site internet

Nous traitons également des données personnelles collectées via notre site internet afin de :

Répondre à vos demandes de contact et d’information
Assurer le bon fonctionnement et la sécurité de notre site internet

Le traitement des données personnelles réalisé repose sur notre mission d’intérêt public (article 6.1, e) du RGPD) ou sur nos intérêts légitimes à assurer le bon fonctionnement de notre site internet (article 6.1, f) du RGPD).

Les données collectées via le formulaire de contact sont conservées le temps nécessaire pour répondre à votre demande, puis pendant 24 mois lorsque nous y avons répondu.

Conservation des données

Vos données à caractère personnel sont conservées pendant une durée n’excédant la durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Pour chaque traitement de données, les durées de conservation déterminées par l’OKAJU sont précisées dans la section correspondante de cette Politique.

Certaines données peuvent cependant être conservées plus longtemps lorsque leur conservation est nécessaire au respect d’obligations légales auxquelles nous sommes soumis ou lorsqu’elles présentent encore un intérêt administratif, notamment en cas de contentieux. Dans ce cas, vos données ne sont accessibles que de façon restreinte par notre personnel.

Destinataires des données

En interne, vos données personnelles ne sont accessibles et traitées que par notre personnel habilité, selon le besoin d’en connaitre.

Certains prestataires accèdent et traitent également vos données personnelles, en qualité de sous-traitants, lorsque cela est nécessaire à l’exécution des services qu’ils nous fournissent (Centre des technologies de l’information de l’État, fiduciaire, agence de communication et d’évènementiel…).

Lorsque cette transmission est prévue par la loi ou est nécessaire à l’accomplissement de ses missions, l’OKAJU transmet vos données personnelles à des tiers (professionnels concourant à la prise en charge des enfants, organismes, association et organisations internationales dans le domaine de la protection de l’enfance, autorités compétentes, auditeurs…).

Vos données personnelles peuvent également être communiquées en réponse à des demandes émanant d’administrations et d’autorités habilitées à exiger la fourniture de documents ou d’informations spécifiques. Dans ce cas, l’OKAJU veille à ce que l’accès et la transmission de vos données soient limitées aux organismes autorisés.

Transferts internationaux

En principe, vos données personnelles sont traitées au Luxembourg. L’OKAJU ne transfère pas ces dernières vers des pays tiers à l’Espace Économique Européen.

Dans tous les cas, l’OKAJU veille à ce que les transferts de données personnelles vers des pays tiers soient effectués conformément aux conditions posées par le chapitre V du RGPD afin que le niveau de protection de vos données ne soit pas compromis.

Sécurité des données

L’OKAJU met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour prévenir toute violation de vos données à caractère personnel, qu’elle soit accidentelle ou malveillante.

Pour protéger vos données à caractère personnel contre les risques de destruction, de perte ou d’accès non autorisé, l’OKAJU met en place des mesures de sécurité appropriées. Ces mesures comprennent des mesures techniques relatives aux données et aux systèmes utilisés pour le traitement, ainsi que des mesures organisationnelles et de gouvernance.

Vos droits

Vous avez le droit d’être informé(e) des traitements de vos données personnelles, d’accéder à vos données et d’en obtenir une copie.
Vous pouvez également demander la rectification de vos données personnelles lorsque celles-ci sont inexactes, et exiger leur effacement, pour autant que des contraintes et obligations légales applicables à l’OKAJU ne s’y opposent pas.
Sous réserve que l’OKAJU ne soit pas obligé de procéder au traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement.
Dans certains cas particuliers, vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement afin que vos données à caractère personnel ne puissent, à l’exception de leur conservation, être traitées qu’avec votre consentement.
Sous réserve que les conditions prévues par le RGPD soient remplies, vous disposez d’un droit à la portabilité de vos données, soit le droit de recevoir toutes les données à caractère personnel vous concernant et fournies à l’OKAJU afin que celles-ci puissent être transmises un autre responsable du traitement.
Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque celui-ci constitue la base légale du traitement de vos données.

Comment exercer vos droits ?

Si vous souhaitez exercer l’un des droits prévus par le RGPD, vous pouvez adresser votre demande au DPO à l’adresse dpo@okaju.lu, en précisant le droit que vous désirez exercer.

Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse que l’OKAJU a apporté à votre demande ou si vous estimez que le traitement de vos données enfreint la législation applicable, vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données (« CNPD »), sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNPD en vous rendant sur la page dédiée de son site internet https://cnpd.public.lu/fr/particuliers/faire-valoir/formulaire-plainte.html ou en lui écrivant à l’adresse postale ci-dessous :

Commission Nationale pour la Protection des Données

Service des réclamations

15, Boulevard du Jazz

L-4370 Belvaux